DIGIUP | O Valor da Informação

Na indústria e nos serviços, a internacionalização, a mudança das necessidades dos consumidores e mais recentemente as novas tecnologias digitais têm influenciado as organizações na reestruturação das suas cadeias de produção e de serviços. Estas inovações têm por objetivo conduzir à eficiência operacional, mas também é verdade que a um maior ênfase nas regulamentações e obrigações.

O valor da informação enquanto ativo da empresa e a sua boa gestão são uma alavanca crucial nesta busca crescente de eficiência e resposta às exigências de mercado.  A indústria responde a este desafio e o DIGIUP também. O DIGIUP é um inovador processo de contabilidade, desenvolvido pelo Grupo Conceito, que digitaliza, automatiza e integra documentos em papel e eletrónicos em distintos sistemas de contabilidade ou ERPs. Consta de quatro fases: IN (Receção preparação e digitalização), UP (Leitura inteligente e preparação), ON (Controlo de qualidade e arquivo digital) e GO (Integração e validação).

Resumidamente, transformamos documentos em papel em dados críticos de negócio, mudando a maneira como as pessoas interagem com os seus documentos de negócio e processos administrativos. O DIGIUP nasceu como um projeto interno de eficiência no Grupo Conceito em 2012, em resposta às necessidades de crescimento e manutenção de rentabilidade, num mercado de serviços que tradicionalmente opera com baixas margens.

Desde então o DIGIUP tem alterado profundamente a entrega de um serviço de excelência aos clientes do Grupo, estando agora preparado para comercialização no mercado, e disponível em 3 vertentes ou módulos, todos com o denominador comum de Business Process Automation: a simples gestão documental; o circuito automatizado de aprovação de faturas; ou o módulo de automatização contabilística.

A metodologia DIGIUP permite-nos trabalhar de forma mais inteligente, otimizando os processos contabilísticos e usufruindo de um maior rigor e segurança da informação em toda a cadeia. Todos os dados capturados, bem como as imagens correspondentes, estão totalmente seguras em plataformas de arquivo eletrónico com tecnologia certificada, operada por parceiros de renome internacional neste segmento.

Reconhecemos que quanto mais importante é determinada informação para as necessidades da empresa, e quanto mais rápido for o acesso a esta, mais perto nos encontramos por isso de atingir os objectivos, e proporcionar aos nossos clientes a prestação de um serviço de elevado valor acrescentado.

Todo o processo DIGIUP assenta numa plataforma de gestão documental, onde é realizada a gestão da informação. Rapidamente e facilmente se convertem lotes de papel em imagens de alta qualidade, possibilitando que enormes volumes de imagens sejam totalmente pesquisáveis, estruturados e adaptados para arquivo de curto, médio e longo prazo.

A informação é tratada de forma automática para alimentar e automatizar os lançamentos contabilísticos, para permitir notificações eletrónicas instantâneas referentes a aprovação de faturas, e facultar assim dados críticos para o negócio e respetivos processos de decisão.

Em que medida criámos valor a partir da gestão da informação e desmaterialização de dados?

• Com um aumento contínuo na quantidade de conteúdo digital nas empresas de hoje, ao utilizarmos um circuito de aprovação de faturas com classificações avançadas de documentos e uma solução de indexação, permite-se a obtenção de um acesso mais rápido às informações e às validações, acelerando por isso todo o processo de tomada de decisão. Por outro lado, evitam-se pagamentos duplicados ou com atraso, podendo mesmo melhorar a posição negocial da organização na obtenção de descontos e não ocorrência de coimas. Num tempo reduzido, os documentos e os dados que eles contêm são diretamente incorporados nos sistemas da empresa e podem ser 100% usados pelas equipas de negócio. Agilizámos desta forma todo o procedimento de pagamentos.
• Por outro lado, automatizámos atividades administrativas associados ao processo contabilistico, com a captura dos dados dos documentos de forma inteligente e fazendo a integração desta informação em qualquer ERP, garantindo ainda 0% de erro no processamento das obrigações. Existe maior capacidade nas respostas tributárias e fiscais de forma simplificada.
• Alterámos o paradigma na forma de trabalhar. As tarefas quotidianas de documentação, classificação, organização de documentos, arquivo, cálculo de impostos e registo de dados estão agora totalmente automatizados e já não requerem intervenção humana. O contabilista torna-se hoje um analista, permitindo-lhe assim ter maior disponibilidade e capacidade de produzir e fazer análises que ajudam as equipas de gestão a tomar decisões atempadas e mais assertivas face ao que hoje obriga o mercado para maior rentabilidade do negócio e das empresas, bem como um acompanhamento mais próximo do cliente.  Melhora significativamente a eficiência no serviço permitindo uma análise técnica e detalhada e com orientação para o negócio.
• Alcançámos ganhos de produtividade na ordem dos 50% e reduções de custos a diversos níveis, como sejam, o arquivo, as deslocações aos clientes, gastos com papel e impressão, entre outros. Este facto foi reconhecido com o 1º Prémio Kaizen Lean “Excelência na Produtividade”.
• Para o cliente, este serviço inovador é também mais conveniente, seguro e eficiente, já que todos os documentos usados no processo contabilístico estão disponíveis 24 horas por dia, via web, com acesso ilimitado. Logo, destaca-se a rapidez e facilidade de acesso.

Esta nova metodologia pode beneficiar as empresas no setor da Contabilidade bem como Grupos Económicos que não tenham a externalização desta função mas que procurem ganhos de eficiência significativos nas suas operações.

Esta nova metodologia pode beneficiar as empresas no setor da Contabilidade bem como Grupos Económicos que não tenham a externalização desta função mas que procurem ganhos de eficiência significativos nas suas operações.

Esta nova metodologia pode beneficiar as empresas no setor da Contabilidade bem como Grupos Económicos que não tenham a externalização desta função mas que procurem ganhos de eficiência significativos nas suas operações.

Marta José

New Business Development Manager

CONCEITO, SA