PUPILOS DO EXÉRCITO: 1ª ESCOLA PÚBLICA PORTUGUESA (BÁSICO E SECUNDÁRIO) COM CERTIFICADO INTERNACIONAL DE GESTÃO DE QUALIDADE (ISO 9001)

Era uma vez uma escola centenária chamada Instituto dos Pupilos do Exército que acreditava nos ventos de mudança e se queria reafirmar no panorama do ensino nacional. O seu Diretor, homem de visão, determinado e empreendedor pensou na melhor forma de o fazer e eis que surge no horizonte a ideia da Certificação em Qualidade: candidatou-se à obtenção da certificação do Sistema de Gestão da Qualidade pela APCER, no âmbito da Norma ISO 9001:2008.

Tudo começou formalmente em janeiro de 2015, contratou-se uma empresa consultora especialista na matéria, fizeram-se reuniões, delinearam-se estratégias, estabeleceram-se metas e objetivos, constituíram-se equipas e definiram-se prazos de conclusão. Os prazos eram muito ambiciosos e uma escola não é uma empresa; presta um serviço à comunidade, aos cidadãos e ao país, mas o produto final tarda em materializar-se e os frutos colhem-se de forma cíclica e com uma cadência de mais ou menos oito em oito anos. Tudo nos parecia difícil de atingir e concretizar, pois era necessário fazer um diagnóstico puro e duro da organização.

O Instituto nada temeu, mais uma vez deitou mãos à obra e assente nos desígnios que se preza de manter, o de “Formar cidadãos úteis à Pátria”, definiu a sua Política de Qualidade, com os seguintes objetivos:

• Fomentar a satisfação dos nossos alunos e encarregados de educação numa lógica de melhoria contínua;
• Promover e desenvolver uma cultura organizacional capaz de estimular a motivação, o envolvimento para a qualidade e a formação dos seus educadores;
• Cumprir os requisitos legais impostos pela legislação em vigor;
• Desenvolver a educação ambiental, contribuindo para a manutenção da Bandeira Verde da Eco-Escolas, condição fundamental para a participação e envolvimento de toda a Comunidade Educativa;
• Promover a criação de parcerias que contribuam para o crescimento social e económico sustentado e para o desenvolvimento da comunidade em geral;
• Buscar a melhoria contínua da eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade.

Para que tal acontecesse reunimos de novo e apresentamos a ideia a toda a comunidade educativa. Não foi pacífico nem rapidamente aceite, não por haver alguma opinião desfavorável, apenas por receio do desconhecido, afinal, uma escola não é uma empresa!

Fez-se um diagnóstico e constatou-se que era necessário operacionalizar de forma articulada, a organização, o seu modo de funcionamento, o seu Projeto Educativo e o seu Regulamento Interno em Processos. Tudo bem aplicado e controlado, estes Processos transformariam Input; Output e Recursos em Procedimentos. O produto final teria de ser um serviço bem prestado a alunos e Encarregados de Educação, respeitando escrupulosamente os requisitos aplicáveis da Norma ISO 9001:2008.

Durante mais de um ano desenvolveram-se todas as atividades necessárias, fez-se o mapeamento dos processos, recebeu-se formação, reuniu-se, observou-se o Instituto como que de fora para dentro, discutiram-se rotinas, pensou-se na forma como se planeia, executa e avalia em meio escolar e como se dirige uma escola. Mais uma vez, nada de novo. Já o fazemos há 104 anos!

Constituíram-se mais equipas e de súbito já eramos muitos mais os envolvidos. Nomearam-se responsáveis por processos, que explicaram o que faziam e como faziam, afinaram-se práticas e rotinas, colocando-se tudo no papel, perdão, nos modelos dos procedimentos. Passava meio ano e tínhamos 23 Processos!

Planeou-se um novo ano letivo: admitiram-se novos alunos, receberam-se novos Encarregados de Educação, novos colaboradores, novos professores, jovens militares, novas verbas, nova legislação, enfim a escola seguiu a sua missão. Afinal fazemo-lo todos os anos há já 104 anos, a bem da verdade, sem interrupções dignas de reparo.

Reunimos de novo, recebemos nova formação, nomearam-se ainda mais equipas e auditamos internamente. Auditar é que era novo! Elaboraram-se checklists e pelo Instituto dentro passamos tudo a “pente fino”. Afinal, somos uma escola, admitimos alunos, gerimos a receita e a despesa, planeamos, ministramos o 2.º e 3.º ciclo do ensino básico e o ensino secundário, na vertente profissional, ministramos formação aos alunos pelo Corpo de Alunos, avaliamos, dirigimos, vivemos o Instituto no seu dia-a-dia. O diagnóstico foi-nos favorável: o que fazemos, fazemos bem e com qualidade. Ainda assim, revimos o Sistema aqui e ali e o que não parecia tão bem ou podia ser melhorado foi alvo de Planos de Ações Corretivas.

Mostramo-nos prontos para sermos Auditados Externamente e nada tememos. Duas vezes fomos auditados ao pormenor, procedimento a procedimento, serviço a serviço, responsável a responsável e mais uma vez fomos bem-sucedidos como escola que se orgulha de prestar serviço público com qualidade.

Chegados agora ao dia 10 de março, preenchemos os requisitos legais da Norma e demais requisitos legais e estatutários; os processos e a documentação do sistema de gestão da organização estão conforme e desenvolvidos de acordo; a liderança e o compromisso da Direção para com o Sistema de Gestão; o envolvimento e a participação dos colaboradores auditados e a Cultura organizacional do Instituto dos Pupilos do Exército estão conforme, reunimos condições para a concessão da Certificação!

Que a história do Instituto centenário, hoje certificado pela APCER, seja para sempre uma melhoria contínua, que ainda agora começou!

Ana Johane Tendeiro

Docente do Gabinete de Autoavaliação do Instituto dos Pupilos do Exército