A gestão da Qualidade num Instituto Público – o Camões, I.P.

O Camões, Instituto da Cooperação e da Língua, I.P. (Camões, I.P.), é um instituto público, integrado na Administração indireta do Estado, dotado de autonomia administrativa, financeira e património próprio, que prossegue atribuições do Ministério dos Negócios Estrangeiros (MNE) sob superintendência e tutela do respetivo ministro. Criado pelo decreto-lei nº 21/2012 de 30 de janeiro, resulta da fusão do Instituto Camões, I.P., e do Instituto Português de Apoio ao Desenvolvimento, I.P., com o objetivo de obter um aumento da eficácia na prestação dos serviços públicos que prosseguiam aquelas duas instituições.

O Camões, I.P. almeja ser uma organização de excelência da Administração Pública, na melhoria permanente dos processos de trabalho, usando todos os meios ao seu dispor com racionalidade, eficiência e eficácia, aplicando as melhores práticas nacionais e internacionais com vista ao desenvolvimento da língua e cultura portuguesas e à promoção do desenvolvimento económico, social e cultural dos países parceiros, bem como a melhoria das condições de vida das suas populações.

Foi por isso que, em março de 2014, o Conselho Diretivo decidiu avançar para o processo de Certificação ISO 9001:2008 tendo como objetivo adequar e otimizar os processos existentes nos serviços do Camões, I.P. a uma política de melhoria contínua e de qualidade, como resultado da implementação de procedimentos e instrumentos que assegurem a sustentabilidade da prossecução contínua e permanente de incrementos na economia, eficácia e eficiência dos processos que lhes estão subjacentes. O processo de certificação concorre igualmente para a operacionalização do DL 73/2014, relativo à modernização e simplificação administrativa.

Foi constituído um grupo de trabalho com o objetivo de desenvolver, em conjunto com a Qualiwork, as atividades relacionadas com a implementação do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), bem como de acompanhar o processo de certificação.

Numa primeira fase foram feitas reuniões de levantamento dos processos e realizadas ações de formação. Foi um processo que abrangeu todas as áreas de atuação do Camões, I.P. designadamente a cooperação portuguesa para o desenvolvimento, o ensino e divulgação da língua e cultura portuguesas no estrangeiro, as atividades de acordos culturais, documentação e informação e avaliação e auditoria, bem como as áreas transversais de gestão e administração.

Isto significou o repensar da forma como as unidades orgânicas agiam e rever e/ou conceber processos de funcionamento, simplificando o sistema e o respetivo Manual do Camões, I.P. Desta primeira fase resultou a definição de uma Política da Qualidade e 21 processos, encadeados e articulados entre si, refletindo a atividade desenvolvida por cada unidade orgânica e permitindo a identificação das interligações entre as mesmas. 

Esta repensar sobre a organização permitiu atualizar os procedimentos herdados das duas instituições antecessoras, criando uma única cultura organizacional e uniformizando procedimentos. Foi possível atualizar, detalhar e simplificar procedimentos, identificando boas práticas e reduzindo redundâncias. Seguiram-se as auditorias internas, a revisão do Sistema e a auditoria externa que viria a conferir, em 23 de dezembro de 2015, o Certificado ISO 9001:2008.

O esforço e empenho de todos os trabalhadores do Camões, I.P. na revisão dos procedimentos potenciaram o reconhecimento de cada trabalhador em relação ao seu contributo para o SGQ do Instituto. A partilha de informação através do SGQ permite que todos saibam, a todo o tempo, o que se espera de si e que regras devem cumprir para assegurar o funcionamento eficaz do Camões, I.P. Para os novos colaboradores o mapa de processos permite identificar as áreas de negócio e as atividades de apoio operacional. Todos conhecem a Política da Qualidade. 

A existência de um SGQ traduz o compromisso de todo o Camões, I.P. com a qualidade, a eficiência e eficácia da sua área de atuação. Não é um fim em si mesmo mas antes um meio de tornar mais eficiente e eficaz a utilização de recursos públicos e trabalhar colocando uma atenção especial na satisfação dos nossos parceiros, quer nacionais, quer internacionais. Além disso, a implementação de um SGQ constitui um passo adicional no sentido de obter um reconhecimento externo de práticas diárias já instituídas, orientadas para resultados.