TRANSIÇÃO PARA A VERSÃO 2015 DA NORMA ISO 9001

A norma NP EN ISO 9001:2015 Sistemas de Gestão da Qualidade: requisitos, foi publicada a 15 de Setembro de 2015. O Plano de Transição definido é de 3 anos, e termina em 15 de Setembro de 2018.

Durante os 3 anos seguintes à publicação da norma coexistirão as certificações versão 2008 e versão 2015.

Qualquer certificado acreditado de conformidade à NP EN ISO 9001:2008 emitido desde a publicação da versão 2015 não será válido após 15 de Setembro de 2018. 

Uma auditoria de transição tem uma envolvência similar ou um pouco superior a uma auditoria de renovação (atendendo às orientações do IAF e das entidades certificadoras).

É extremamente vantajoso planear, em conjunto com a sua entidade certificadora, a transição do seu sistema de gestão de forma a coincidir com a auditoria de renovação:

• Devem, antes da auditoria de transição, adequar e melhorar o vosso SGQ conforme à versão 2015, realizar uma auditoria interna global de acordo com a V2015 e uma revisão do SGQ
• Nas situações em que não é exequível fazer coincidir a renovação com a transição, atendendo às datas limites para transição definida pela sua entidade certificadora, deve em conjunto com esta avaliar a melhor forma, data e otimização de custos

SOBRE A NOVA VERSÃO DA 9001

Começo por relembrar que o Sistema de Gestão da Qualidade é seu, seu enquanto Administrador/Gerente, Gestor de Processo e Colaborador, sempre assim foi e sempre assim será. Ele deve refletir o ADN da Organização, a sua história e missão, visão e objetivos, dificuldades e bandeiras. Não deve ser construído porque o “consultor achou bem” nem porque o “auditor vai querer ver” mas porque a Organização, conscientemente, escolheu a sua interpretação das orientações “bom senso” que a 9001 descreve e porque definiu qual o desempenho que pretende atingir.

É também por isto que a 9001 inicia com a frase “A adoção de um sistema de gestão da qualidade é uma decisão estratégica de uma organização que pode ajudar o seu desempenho global e proporcionar uma base sólida para iniciativas de desenvolvimento sustentável”.

PRINCÍPIOS DA GESTÃO DA QUALIDADE:

ISO 9004:2009

ISO 9001:2015

ABORDAGEM POR PROCESSOS

Naturalmente, a abordagem por processos é a metodologia fomentada para desenvolver, implementar e melhorar a eficácia do SGQ, visando a satisfação dos requisitos do Cliente e consequentemente o aumento da sua satisfação.

Mantem-se a necessidade de identificar, compreender e controlar os processos e as suas interações seguindo e obtendo a estratégia e resultados pretendidos.

Apresenta-se uma proposta de representação esquemática dos elementos de um processo simples retirado da própria ISO 9001:2015:

Os processos e o sistema podem ser geridos usando o ciclo PDCA em particular e no seu todo. 

A Norma agrupa as suas seções no próprio ciclo da seguinte forma:

O conceito que mais celeuma causa é o “pensamento baseado em risco”, não só por forçar o evoluir das Organizações para a noção de risco (já antes existente com as ações preventivas) mas também pela própria palavra pensamento (O que eu penso que é pode não ser o que tu pensas que é).

O que se pretende é que a Organização, atendendo ao seu contexto, às suas partes interessadas e aos seus processos decida qual a melhor forma tratar a gestão do risco: que pode passar por aplicar a ISO 31000 ou nem documentar o seu processo de gestão do risco positivo/negativo. 

SECÇÕES DA NP EN ISO 9001:2015

ALGUMAS DICAS PARA IMPLEMENTAÇÃO DAVERSÃO 2015

• Determinar questões internas e externas que possam condicionar o SGQ e os resultados (4.1)
• Determinar as partes interessadas e os seus requisitos relevantes (4.2)
• Determinar o âmbito do SGQ (informação documentada) (4.3). A norma não refere o termo exclusões mas sim aplicabilidade (a incluir no âmbito)
• Determinar os processos necessários (incluindo 4.4.1 f tratar riscos e oportunidades determinadas) e manter informação documentada, na medida necessária (4.4.1)
• Reforçar as atribuições da gestão de topo no SGQ (5.1). Alterado a terminologia de Responsabilidade da gestão para Liderança
• Pensar na forma de abordar na Organização o pensamento de risco (6.1)
• Avaliar se o planeamento dos objetivos responde aos itens: O quê, quais os recursos, quem, quando e como (6.2)
• Rever as práticas de gestão das alterações (6.3)
• Uma curiosidade, nesta versão da norma usa-se o termo Pessoas e não Recursos humanos (7.1.2)
• Procurar aumentar a abrangência do ambiente (anteriormente designado de trabalho), exemplificando fatores sociais e fatores psicológicos (entre outros, não descriminação, redução de stress) (7.1.4)
• Introduzir o termo Conhecimento Organizacional, para que haja práticas de salvaguarda da propriedade intelectual e crescimento do mesmo (benchmarking, lessons learned, conferências, tendências, meio académico) (7.1.6)
• Determinar o que comunicar interna e externamente (o quê, quando, a quem, como e quem) (7.4)
• Reanalisar a metodologia de controlo de documentos e registos à luz do novo requisito Informação documentada. Este requisito foi reescrito de uma forma muito mais entendível e adequada à realidade de qualquer organização (7.5). Quando aparecer apenas informação quer dizer que não é obrigatório que seja documentada
• Inclusão do termo Serviços. Para garantir que todas as organizações se sintam confortáveis com os termos da norma e em simultâneo que não se “esqueçam” que serviço e produto são similares, apenas diferindo na sua tangibilidade (8.2)
• Incluir formas de comunicar com o Cliente relativas a contingência (8.2.1)
• Alterar o termo Conceção para Design, pois a Comissão Técnica depreende que seja melhor entendido por todos (8.3)
• Rever o processo de compra pois detalha claramente quais as informações a transmitir a fornecedores externos (8.4.3). O processo subcontratado será gerido na totalidade pelo requisito das compras (8.4)
• Responsabilizar ou clarificar internamente quem é responsável pela propriedade do fornecedor externo. Na versão 2008 apenas aparecia Propriedade doCliente (8.5.3)
• Alargar abrangência de Controlo do produto não conforme para Controlo de saídas não conformes. Clarificar qual a informação documentada a reter (8.7)
• Relativamente a satisfação dos Clientes fala-se em satisfazer as necessidades e expectativas e não requisitos (9.1.2)
• Incluir como objetivo da revisão pela gestão garantir que o SGQ se mantem alinhado com a orientação estratégica. Prever a reanálise do contexto da organização e riscos na revisão (9.3)
• Adotar as principais alterações de nomenclatura (ver tabela abaixo parte integrante da ISO 9001:2015)

SERVIÇOS QUALIWORK 

A Qualiwork desenvolveu um serviço específico para a transição para a versão 2015. Pelo que, à semelhança da transição para a V2000 e V2008, a Qualiwork estará disponível para contribuir de forma proactiva e dedicada para o desenho de um sistema de gestão da qualidade coerente com a visão e a cultura, e agora mais do que nunca, com o negócio de cada uma das Organizações nossas Clientes.

Contem connosco para a transição do vosso SGQ para a ISO 90012015!

A Qualiwork é uma empresa de consultoria e formação, sendo, desde 2004, certificada pela NP EN ISO 9001:2008 no âmbito de

• Prestação de serviços de Consultoria, Formação e Auditoria no âmbito de normas de referência nacionais e internacionais a Entidades Públicas e Privadas (Qualidade, ISO 20000 IT Service Management, Cadeia de Responsabilidade Florestal FSC © e PEFC ©, Ambiente, Investigação, Desenvolvimento e Inovação IDI, Segurança no Trabalho, Segurança Alimentar, Gestão da Formação DGERT, entre outros)
• Consultoria em mapeamento de processos
• Consultoria, Formação e Auditorias em Segurança de Informação (extensão de âmbito para a auditoria de transição de final de Abril2016).

É, desde Abril 2009, uma Entidade Formadora acreditada pela DGERT, o que permite aos seus clientes usufruir de diversas vantagens, sendo a mais notória o facto das formações frequentadas serem isentas de IVA.

O presente documento constitui um resumo e interpretação livre por parte da Qualiwork não dispensando nem substituindo a leitura e interpretação da Norma publicada por parte da Organização afetada.

Para informação mais detalhada sobre este serviço deverá entrar em contacto com sonia.painhas@qualiwork.pt ou sonia.vieira@qualiwork.pt ou pedro.santana@qualiwork.pt.

BIBLIOGRAFIA

• Norma NP EN ISO 9001:2015
• QWTips Nº5/2015 Queiramos ou não ISO 90012015 Está a chegar, Sónia Painhas, Qualiwork Agosto2015
• www.iso.org
• www.iaf.nu
• ISO 9001:2015 Alterações e desafios, Nigel Croft, APCER 31Março2016
• Perspetiva APCER, Joana dos Guimarães Sá, APCER2015

Sónia Painhas
Diretora Técnica Qualiwork
Abril-2016