Tecnologias de Informação e Comunicação

As Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) têm vindo a ganhar um papel cada vez mais importante nas organizações, não apenas no sentido operacional de garantir que os sistemas e infraestructuras funcionem e que a informação disponível seja a mais actual, mas também noutras áreas cada vez mais importantes para a productividade, como por exemplo na comunicação interna.

Em vários inquéritos à satisfação realizados por empresas aos seus colaboradores um dos aspectos de maior relevância, e que normalmente não apresenta boa classificação, diz respeito à comunicação interna. Os colaboradores querem estar informados sobre o desenvolvimento do negócio da companhia e expectativas, sobre a missão e estratégia, sobre os riscos e oportunidades: no fundo querem participar e ser reconhecidos. Aqui surgem questões sobre a forma e veículo de comunicação e como as TIC podem apoiar estas necessidades específicas das organizações.

Muitas empresas utilizam a intranet ou mesmo um SharePoint para comunicar com os seus colaboradores. Estas ferramentas permitem a divulgação de informação relevante, desde regulamentos a circulares, notícias ou links de interesse. O SharePoint proporciona uma interacção entre colaboradores ao nível de troca de informações e ficheiros, com possibilidades de acesso limitado e de arquivo off-line. Outro veículo também muito utilizado com o apoio das TIC são as conhecidas Newsletter internas, nas quais se comunicam conteúdos como conselhos de segurança da informação ou mesmo o reconhecimento individual de uma contribuição extraordinária de um colaborador. Algumas empresas já avançaram mesmo com a rede social interna, onde os colaboradores podem, para além de se tornarem ‘amigos’ de colegas, trocar experiencias e boas práticas. Naturalmente todas estas ferramentas precisam de um enorme apoio por parte das TIC para garantir o bom funcionamento, a constante inovação, a correcta utilização e respeito pela legislação e regulamentos internos. Estas formas de comunicação interna geram um aumento da identificação do colaborador com a empresa e um incremento claro da produtividade com impacto nos resultados.

A nível operativo a implementação de um workflow para aprovação de férias ou liquidação de despesas de viagem sem a impressão de papel são exemplos claros de optimização de processos com evidentes ganhos de produtividade. Outro apoio importante das TIC pode ser na implementação de uma ferramenta de WebTraining que permita o acesso a um vasto portfolio de cursos e à formação contínua dos colaboradores.

Para além disso, o acesso ao máximo de informação disponível e actualizada é fundamental para tomar decisões calibradas que conduzam a resultados.  As TIC permitem este acesso em qualquer momento e em qualquer lugar por parte dos utilizadores, seja via internet ou outras fontes.

Vários exemplos que conduzem ao aumento da produtividade com recurso às TIC podem ser um portal de compras, onde as empresas podem obter informações sobre os produtos e serviços ou mesmo colocar encomendas e fazer o respectivo seguimento.  As transacções podem ser electrónicas com uma clara vantagem para todos os intervenientes, quando se enviam facturas ou guias de remessa por EDI. Não podemos imaginar hoje em dia um mailing sobre produtos ou uma campanha a um elevado número de clientes ou potenciais clientes sem um CRM a funcionar em pleno.

As ferramentas utilizadas pelos comerciais para apresentar os produtos e serviços são atractivas, de fácil utilização e com todo o conteúdo necessário para poderem responder aos clientes de uma forma imediata e concisa.

Também não podemos ignorar o impacto e importância das redes sociais no dia a dia das organizações de hoje, não apenas como veículo de publicidade massivo, mas também como fonte de informação no caso de recrutamento e selecção de candidatos a postos de trabalho.

O certo é que já não conseguimos imaginar uma empresa atractiva, eficiente e produtiva sem o apoio incondicional de umas TIC de ponta afinadas, fundamentais para a operacionalidade, comunicação interna e externa das organizações modernas.

António Pedro
CFO
OSRAM Portugal