O arquivo digital na era da nuvem

Um dos desafios com que todas as empresas se deparam, sejam elas PME ou multinacionais, diz respeito ao arquivo da sua documentação em formato digital. Este arquivo, embora necessariamente diverso e com especificidades próprias à atividade de cada empresa, compreende tipicamente informação financeira, comercial, dos recursos humanos e da componente operacional. Da mesma forma, nas instituições onde se pretende comercializar o acesso aos seus conteúdos digitais (e.g. publicações periódicas online,  bases de dados, etc.) é necessário adotar um conjunto de medidas que visem a correta gestão desta informação.

Ao conceber a infraestrutura de TI que servirá de suporte a este arquivo, devem ser tomadas em consideração as seguintes características:

a) A Segurança da Informação, nos seus diferentes vectores:

1. mecanismos de autenticação, que garantam a correcta identificação de cada indíviduo;
2. confidencialidade da informação, garantindo que apenas os indivíduos ou grupos autorizados têm acesso a determinada informação (pastas, documentos, etc.) e/ou ação (modificação, remoção, etc.);
3. disponibilidade da informação, garantindo que a informação está disponível no momento em que ela é necessária; associada a este conceito está geralmente a continuidade do negócio, i.e. a existência de procedimentos, automáticos e/ou manuais, que permitam a salvaguarda e a recuperação de informação e o retomar da actividade normal após a ocorrência de falhas.

b) A Acessibilidade: um dos pontos mais importantes na conceção de um sistema de informação é o desenho da forma de interação com o utilizador, i.e. o desenvolvimento de sistema que tenha em conta os aspectos associados à usabilidade e à otimização da eficiência do acesso e manipulação da informação. 

Com a proliferação dos serviços na “nuvem” (cloud), há novas opções para as empresas na implementação dos seus arquivos (e dos sistemas de comunicação em geral), em particular de duas formas:

1. Infraestrutura como um serviço (IaaS – Infrastructure as a Service) – neste modelo, o fornecedor do serviço disponibiliza a infraestrutura (as máquinas, físicas ou virtuais) para a colocação dos dados, aplicações, etc.
2. Software como um serviço (SaaS) – neste caso, aquilo que é disponibilizado é o acesso ao software já instalado e configurado, tipicamente através de um browser, sem que o cliente se tenha de preocupar com a infraestrutura que lhe serve de suporte (hardware e outro software).

A implementação de um arquivo digital privado ou público recorrendo aos serviços na cloud tem vantagens evidentes – abstração dos problemas de implementação técnica de mais baixo nível, maior garantia de desempenho, capacidade adaptada dinamicamente às necessidades e, geralmente, custos mais reduzidos quando comparados com a aquisição de equipamento, software e de recursos internos para a gestão do parque informático.

Há no entanto alguns desafios que se colocam na adoção destes serviços, desde logo no que diz respeito às questões de segurança e privacidade. Tratando-se de serviços “transparentes”, há também necessariamente perda de parte do controlo (e conhecimento) sobre a gestão  dos dados e da sua localização. Usar infraestruturas ou software como serviços prestados por terceiros requer por isso, como acontece no outsourcing de outros tipos de serviços, a confiança nas garantias dadas pelo fornecedor.

Marco Fernandes
Diretor Geral
Metatheke Software