O papel do software na gestão de processos

O business process management (BPM) facilita às empresas uma abordagem sistemática dos processos-chave dos seus negócios, tornando-as mais eficazes, flexíveis e alinhadas com as exigências dos clientes.

Para beneficiar deste tipo de gestão, as empresas precisam de ter a capacidade de sair da sua zona de conforto e evoluir. Nesta perspetiva, o software de gestão é uma ferramenta na melhoria da produtividade interna, que acompanha os processos desde a sua conceção, à sua execução e posterior controlo.

De facto, a integração de tarefas no seu software de gestão (ERP) eleva-o a um patamar de planificação estratégica empresarial, tendo como resultado incontáveis benefícios para as organizações.

O mapeamento de processos no software ajuda o colaborador a aprender e a compreender a sequência das atividades que deve cumprir para realizar determinada tarefa com sucesso, garantindo a conformidade com o que foi definido pela gestão da empresa.

O fácil e rápido acesso a esta informação elimina custos com formação, permite economias de aprendizagem e reduz os erros na execução de processos.

Por estarem mapeadas e automatizadas via software, as tarefas são também realizadas em menos tempo, com visíveis incrementos de eficiência.

A utilização de software permite ainda a desmaterialização da informação gerada e transmitida ao longo do processo, facilitando o acesso aos dados e aos documentos por parte de qualquer interveniente autorizado, bem como a redução de custos de comunicação entre as partes.

Um exemplo simples de um processo muitas vezes não automatizado é o das compras a fornecedores, que pode implicar a aprovação de diferentes superiores hierárquicos ou áreas funcionais distintas (financeira, compras, comercial, etc.).

Num software que permita o follow-up de documentos, ao exemplo do que é feito no ARTSOFT, facilmente o pedido de compra fica registado no sistema, que consoante as regras de negócio definidas, decide o circuito de aprovação a seguir.

O sistema respeita o próximo interveniente no processo, com a aprovação ou rejeição do respetivo pedido de compra. O processo torna-se então mais célere e todos os dados são guardados no sistema para consulta, verificação ou controlo.

Na verdade, as possibilidades do software na gestão de processos são transversais a todos os departamentos, facilitando a padronização de tarefas, gestão de métricas e registo de documentos.

Com os processos corretamente mapeados e implementados, o acompanhamento de tarefas é simplificado, facilitando também a identificação de oportunidades de melhoria na cadeia de valor.

Para os gestores, implementar uma estratégia de BPM com recurso a um ERP proporciona ainda um melhor controlo da informação, dos níveis de serviço e dos custos, tudo atualizado em tempo real.

Bruno Barroso
Diretor de Marketing
ARTSOFT